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出纳人员如何管理好企业备用金?老会计来给你支招!

备用金属于企业拨付给内部用款单位或员工作为零星开支的备用款项。根据企业自身管理要求,可以选择一次性备用金或者是定额备用金制度,对于企业备用金,应如何进行管理呢?

 

 

企业备用金的适用范围

 

企业备用金主要用于小额的零星费用支出,例如现金工资等国家规定对个人的支出;出差的业务人员身上必备的差旅费;经会计核算后,确实需要现金支出的各项费用等。

 

正常来讲,企业备用金都是由出纳人员负责管理,但必须按照规定用途使用,不得转借给他人或挪作他用。企业备用金一旦用于规定项目以外的开支,很可能视同坐支、挪用公款进行处理,后果非常严重。所以任何人员向企业借用备用金,必须写明申请方可。

 

备用金借支管理

 

(1)由企业各部门填制“备用金借款单”,一方面财务部门应管理需要核定各零星开支,另一方面则凭此单据支给现金。

 

​(2)各部门零星备用空一般不得超过规定数额,若遇特殊情况,应由管理部门经理核准。

 

(3)各部门借支零星备用金时,应将取得的正式发票定期送到备用金管理人员(出纳人员)手中,冲转借支款或补充备用全。

 

备用金的管理方法

 

可以说出纳人员的主要工作就是进行现金收支,所以对备用金的管理需要格外上心。因为备用金的使用者在处理完业务之后会取得发票交给出纳,所以出纳需要根据发票上所显示的业务信息进行汇总。这样可以清晰的显示出备用金的支出情况,以防止支出混乱。

 

备用金的报销

 

(1)定额备用金的报销。各部门在使用备用金后要到财务部门报销,报销期限至少每月一次,报销时出纳员接审核无误的报销单据支付现金给备用金管理人,补足其原定额。只有等到期末终了、撤销定额备用金或调换经办人时才全部交付备用金。

 

(2)非定额备用金的报销。非定额备用金一般系根据特定业务的需要而预借,因此并非长期保留项目,而是在业务办理完后凭有关票据到财务部门一班性报销,多退少补,一次结清,下次再用时则重新办理手续,管理上与差旅费的预借和报销十分类似。

 

【例】月末生产部门备用金保管员小刘报销办公用品支出300元。编制会计分录如下:

 

借:制造费用 300

 

贷:库存现金 300

 

【例5-3】年度终了,收回生产部门备用金1 000元,待重新核定后再设立备用金。编制会计分录如下:

 

借:库存现金 1 000

 

贷:其他应收款——生产部门备用金 1 00

 

在备用金管理上,出纳人员一定要在清晰支出项目的基础上,做到日清月结。这样一方面可以防止备用金的盘亏,另一方面也可以培养自己良好的工作习惯。关注悦报销,了解更多会计知识!

2021年4月20日 15:33
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